KURZUS: Szakkommunikáció a mérnöki gyakorlatban

MODUL: IV. modul

12. lecke: Az szakkommunikáció írásbeli műfajai (jegyzőkönyv, beszámoló, meghatalmazás)

| A lecke célja: A leckében bemutatjuk a mérnöki szakkommunikációban előforduló jellemző írásbeli műfajokat, amelyek a vállalatok működése során kötelező elemként megjelennek a gyakorlatban is. A leckében részletes bemutatásra kerül a jegyzőkönyv, a beszámoló és a meghatalmazás.
A szakkommunikáció műfajai
A szakkommunikáció szóbeli műfajai (pl. tárgyalás, értekezlet, állásinterjú) az írásbeli műfajok is hangsúlyos szerephez jutnak. Az írásban megfogalmazott dokumentumokban lehetőség van az igényes nyelvi megformálásra, a leírtak maradandóak, ezért bizonyító erejűek is, és érvényes rájuk a szólás, mely szerint 'a szó elszáll, az írás megmarad'. Mivel sokszorosítható, több címzetthez is eljuthat, ezért fontos információk szélesebb körű terjesztésére alkalmasabb, mint a szóbeli kommunikáció csatornái. Hátrányaként meg kell említeni, hogy lassúbb, mint a szóbeli közlés és ugyanakkor több formai kötöttség is jellemzi.
A szakkommunikáció legjellemzőbb írásbeli műfajai:
levél álláshirdetés álláspályázat önéletrajz motivációs levél ajánlólevél jegyzőkönyv határozat szerződés előterjesztés beszámoló meghatalmazás támogatási pályázat ismertető anyagok (termékismertető, cégismertető) körlevél
A következőkben áttekintjük a jegyzőkönyv, a beszámoló és a meghatalmazás formai és tartalmi követelményeit.
A jegyzőkönyv
A jegyzőkönyv kötött formájú írásbeliséggel hivatalossá tett szóbeli közlés, leíró ügyirat, a hiteles rögzítés dokumentuma. Készülhet eseményekről, tényekről vagy valamilyen megállapodásról. A jegyzőkönyvet nem lehet egy szakterülethez kötni, szakmától, eseménytől függetlenül számos területen kötelező írásmű. Szerepe van a gazdasági életben, a jogszolgáltatásban, gyűléseken, tárgyalásokon, műszaki területen gépek üzembe helyezésekor, de jegyzőkönyv készül a felsőoktatásban a záróvizsgákon, társasházaknál a lakógyűléseken is. Alapvető követelmény, hogy közérthető nyelven íródjon, világos stílusban, jól strukturált legyen (pl. időrendiség, tartalmi egységek) és pontosan tükrözze a tényeket. Nyelvi szempontból javasolt a jelen idő használata, amely kiemeli, hogy a jegyzőkönyv valós időben, a jegyzőkönyvben megjelölt helyszínen és időpontban készül.
Arra is figyelni kell, hogy elkerüljük az ismétlés minden formáját, a tartalom nélküli frázisokat, a tárgyhoz nem tartozó részleteket és a szónoki fogásokat, valamint a hangulati aláfestést szolgáló megnyilvánulásokat. A szakterületek ugyan befolyásolhatják a szerkezetét, alapvető formai jellemzői azonban egységesnek tekinthetők. Ezeket a kritériumokat mutatjuk be a következőkben.
A jegyzőkönyv elején szerepelnek a jegyzőkönyv felvételének a színhelye, időpontja, valamint a jelenlévők és a jegyzőkönyv vezetőjének neve.
A jegyzőkönyv fő részében jelennek meg a tartalmi pontok, az esemény lefolyása (pl. szavazás eredménye, ki mit mondott), vitaindítók, beszámolók, tájékoztatók és a különböző állásfoglalások, valamint a tárgyalás vezetőjének összefoglalója.
A jegyzőkönyv végére kerül a megállapodás vagy határozat, a határidők, a felelősök neve, végül a jegyzőkönyvvezető aláírása és a hitelesítés (a hitelesítők aláírásával).
A jegyzőkönyv típusai:
szó szerinti: az elhangzás sorrendjében rögzítik az elhangzottakat, pontosan követve az eseményeket, a hozzászólásokat és a válaszokat összefoglaló: az események legfontosabb elemeit emeli ki lefolyásjegyzőkönyv: nem csak az eredményeket és a történéseket rögzíti, hanem azt is, hogy hogyan zajlott az esemény eredményjegyzőkönyv: a megbeszélés eredményeként létrejött megállapodásokat tartalmazza
Jegyzőkönyv minta:
(További jegyzőkönyv minták: https://docplayer.hu/4334211-Tarsashaz-sopron-minta-utca-1-kozos-kepviselo-kepviselo-lajos-levelezesi-cim-9400-sopron-kepviselo-utca-1-telefon-30-0000000-jegyzokonyv.html https://zala.mlsz.hu/adat/dokumentum/1796/dokumentumok/jegyzokonyv-sablon.doc)
A beszámoló
A beszámolóban egy személy, csoport vagy szervezet szolgáltat szakmai információt adott időszakban folytatott tevékenységéről. A beszámolónak meg kell jelölni, melyik időszakra vonatkozik, milyen konkrét témáról tájékoztat. Tartalmaznia kell a kapcsolódó fontos tényeket, körülményeket, eseményeket, a helyzetet és az ezek alapján levont következtetéseket. A beszámoló végén célokat is meg fogalmaz a szerzője. Ezen kívül számadatokat, kimutatásokat is tartalmazhat, amelyek jellemző elemei a pénzügyi beszámolóknak.
Mint a hivatalos szakmai írásművek esetében, a beszámolókban is ügyelni kell a megfelelő stílusra, a pontos, szabatos, világos fogalmazásra, a nyelvhelyességre, a helyesírási szabályok betartására.
A beszámoló szerkezete
A beszámoló témája, elkészítésének célja, a szervezet jellege befolyásolhatják a beszámolók terjedelmét, szerkezetét. Hosszabb beszámoló esetén a beszámolóhoz címlapot kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a beszámoló készítőjének, a beszámoló címzettjének és a beszámolási időszak adatait. A beszámolóknak kötelező tartalomjegyzéket, rövid összefoglalót és részletes beszámolót is tartalmazni.
A részletes beszámolóban rögzítik a keretfeltételeket, amelyek között a szervezet (vagy egyén vagy csoport) a beszámolóban leírt tevékenységet folytatta. A jobb áttekinthetőség kedvéért a feladatok és eredmények rövid, tényszerű bemutatását kiegészíthetik a vonatkozó adatokat tartalmazó táblázatok is. Figyelni kell arra, hogy a beszámoló jól tagolt legyen. A pénzügyi beszámolók még mellékleteket is tartalmaznak, amelyben a tevékenység leírását kiegészítő, pontos részleteket tüntetik fel.
A beszámolókat előre meghatározott időközönként kell elkészíteni. A feladat jellegétől függően a beszámoló készülhet havonta, negyedévente vagy évente. Az is előfordulhat, hogy a rendszeres gyakoriságtól eltérő beszámolót is be kell nyújtani (pl. a feladathoz kapcsolódó rendkívüli utazásról).
(Beszámoló minták: www.whisperingtree.hu/blog/ingyenes-mikrogazdalkodoi-beszamolo-minta-2017/ http://infonia.hu/vlg_infonia_kutatasi_attekintes.pdf https://gk.uni-neumann.hu/images/mta-dab/mta_dab_jnszm_i_szakbizottsag_2012_es-evi_beszamoloja.pdf)
A meghatalmazás
A meghatalmazás olyan írásbeli megállapodás, amely jogokat és kötelezettségeket biztosít a meghatalmazottnak, hogy adott ügyben eljárjon. A meghatalmazás az élet számos területén szükséges lehet (pl. adás-vétel, képviselet egy rendezvényen, tárgyaláson, ügyintézés, szavazás társasházi ügyekben). A meghatalmazás tartalmazza a meghatalmazó és a meghatalmazott nevét, személyi adatait, lakcímét, a meghatalmazás tárgyát, a meghatalmazott jogosultságát, a meghatalmazás érvényességi idejét, a dátumot, a meghatalmazó és a meghatalmazott aláírásait. A meghatalmazást két tanú aláírása hitelesíti, ezért a tanúk lakcímét és aláírását is tartalmaznia kell a dokumentumnak.
Meghatalmazás minta:

| Ellenőrző kérdések
1. Az alábbiak közül melyek a szakkommunikáció jellemző írásbeli műfajai?
| állásinterjú, beszámoló, cégismertető
| értekezlet, tárgyalás, határozat
| szerződés, előterjesztés, ajánlólevél
2. A jegyzőkönyv melyik részében szerepelnek a vitaindítók és a beszámolók?
| az elején
| a fő részben
| a végén
3. Melyik állítás igaz az alábbiak közül?
| A meghatalmazás olyan írásbeli megállapodás, amely jogokat és kötelezettségeket biztosít a meghatalmazottnak, hogy adott ügyben eljárjon.
| A beszámoló kötött formájú írásbeliséggel hivatalossá tett szóbeli közlés, leíró ügyirat, a hiteles rögzítés dokumentuma.
| Rövidebb beszámoló esetén a beszámolóhoz címlapot kell készíteni, amely megegyezik a tartalomjegyzékkel.
4. Nyelvi szempontból mi jellemzi a jegyzőkönyvet?
| sok ismétlés
| terjengős megfogalmazás
| közérthető megfogalmazás
5. Melyik állítás igaz a meghatalmazásra?
| meghatározott időszakonként kell elkészíteni
| tartalmaznia kell a meghatalmazás jogosultságát
| gazdasági tevékenységekhez kötődik
6. Melyik a jegyzőkönyv egyik típusa?
| eredményjegyzőkönyv
| adatjegyzőkönyv
| személyi jegyzőkönyv

| A lecke elkészítéséhez felhasznált források:
http://kepzesevolucioja.hu/dmdocuments/4ap/16_1618_010_110131.pdf
http://www.szepejudit.hu/A%20jegyz%C5%91k%C3%B6nyv%20m%C5%B1faji%20saj%C3%A1toss%C3%A1gai.pdf
https://docplayer.hu/241585-.html
https://docplayer.hu/4334211-Tarsashaz-sopron-minta-utca-1-kozos-kepviselo-kepviselo-lajos-levelezesi-cim-9400-sopron-kepviselo-utca-1-telefon-30-0000000-jegyzokonyv.html
https://prezi.com/i2xg5rdhntqg/az-irasbeli-uzleti-kommunikacio/
https://www.tankonyvtar.hu/hu/tartalom/tamop412A/2011_0060_epitestudomany/content/04-I-12/01.scorml
https://www.tankonyvtar.hu/hu/tartalom/tamop412A/2011_0060_epitestudomany/content/04-I-12/01.scorml