KURZUS: Szakkommunikáció a mérnöki gyakorlatban

MODUL: IV. modul

11. lecke: Az állásinterjú

| A lecke célja: A leckében a hallgatók megismerhetik az állásinterjúra való felkészülés jelentőségét, az állásinterjún elvárt kommunikációs jellemzőket, az interjú során feltett jellemző kérdéseket és válaszokat, valamint az állásinterjú etikettjét. A lecke a gyakorlatban használható tanácsokat sorakoztat fel.
Miért szükséges az állásinterjú?
Az állásinterjú célja, hogy a munkaadó megismertesse az általa nyújtott szolgáltatásokat, elvárásokat, míg a pályázó megismerteti a saját tapasztalatait, ismereteit és szakmai érdeklődését a munkaadó előtt. A munkaadó ez alapján képes eldönteni, hogy a pályázó alkalmas-e a meghirdetett pozíció betöltésére, az ahhoz kapcsolódó feladatok ellátására, eléggé motivált-e a feladat végzésére és mennyire tud beilleszkedni egyéni adottságai révén a szervezetbe.
Felkészülés az interjúra
A bemutatkozó beszélgetés sikere nagymértékben függ a megfelelő felkészüléstől. A pályázó feladata, hogy megfelelő mennyiségű és minőségű pályázati anyagot állítson össze, a munkaadó feladata pedig az, hogy ezt alaposan áttanulmányozva alkosson képet a pályázóról.
Az írásban benyújtott anyag elkészítése után a szóbeli állásinterjúra történő felkészülés során az alábbi szempontokat kell figyelembe vennie a pályázónak:
Miért az adott szervezetnél kíván elhelyezkedni? Miért pályázta meg az adott pozíciót? Milyen ismeretei vannak a munkáltató szervezetről? Miért éppen a pályázó a legalkalmasabb a feladatkör betöltésére? Milyen szakmai jövőképe van a pályázónak? Milyen erősségei és gyengeségei vannak, amelyek a pályázott állás szempontjából fontosak? Milyen szakmai tapasztalata van a pályázónak? Miért jött el az előző munkahelyéről?
Miközben a pályázó készül az interjúra, elkészíti saját felteendő kérdéseinek listáját és igyekszik beleélni magát az interjúkészítő szerepébe is, elképzeli, milyen kérdéseket fog kapni. Számba veszi, mely ismeretei, képességei, készségei, egyéni adottságai befolyásolják pozitívan az állás megszerzését, és ezeket igyekszik a beszélgetés során kidomborítani.
Az interjú
Az állás pályázatra benyújtott írásbeli anyagot (önéletrajz, motivációs levél, szakmai képesítést igazoló bizonyítványok) a munkaadó alaposan áttanulmányozza, és ez alapján értesítik a pályázót arról, hogy egy következő lépésként személyes beszélgetésre jelenjen meg. Nagyobb vállalatok esetében a pályázati eljárás több fordulóból áll, ezért az a tény, hogy a pályázót személyes interjúra hívják, azt jelenti, hogy az írásban benyújtott pályázati anyaga felkeltette a munkaadó érdeklődését.
A beszélgetés lehet négyszemközti vagy több résztvevős. Jelen lehet kisvállalat esetében a vállalat vezetője, nagyobb vállalatoknál a személyzeti osztály munkatársai, a pályázó közvetlen felettese, akivel felvétel esetén együtt fog dolgozni, valamint más szakmai vezetők. Fontos tehát megjegyezni, hogy az interjút folytató személy rendszerint nem azonos a szervezet vezetőjével, azonban kisebb vállalat esetében ez is előfordulhat.
Az interjú során az interjú készítője - akár váratlanul - idegen nyelven folytathatja a kérdésfeltevést, a beszélgetést. Nagyon fontos, hogy a pályázók erre a helyzetre is magabiztosan reagáljanak, és az adott nyelven folytassák a megkezdett beszélgetést, megtartva a mondanivaló lényegét. Természetesen, az idegennyelv-tudás szükségességéről a pályázó már az állás meghirdetésekor értesül. Ugyanakkor az is előfordulhat, hogy az idegen nyelvű beszélgetéssel váratlan helyzet elé kívánják állítani a jelentkezőt és előnyt jelent, ha véleményét idegen nyelven is képes kifejezni.
A bemutatkozó beszélgetést standardizált kommunikációs eszközök, tesztek, kérdőívek is kiegészíthetik. A standardizált interjúk kérdésgyűjtemények, amelyet a hagyományos interjú mellett szoktak alkalmazni. Segítségükkel egy-egy kérdéskör (pl. a teljesítményre való motiváltság, a problémamegoldó képesség) mélyebben feltárható.
Az interjú során a pályázó és az interjú készítői is kölcsönösen tesznek fel egymásnak kérdéseket. A pályázó az interjú során lehetőséget kap arra, hogy a megpályázott állással, a szervezettel, karrierjével kapcsolatban kérdéseket tegyen fel a kérdezőnek. A kérdésekre érdemes előre felkészülni, mert a kérdésfeltevés a pályázó motiváltságáról, érdeklődéséről tanúskodik. Amennyiben a pályázó nem tesz fel kérdéseket, az negatív fényben tünteti fel őt, mivel a kezdeményező készség és az együttműködés szándékának hiányának benyomását kelti az interjút készítő munkatársban.
A pályázó kérdései rendszerint a következőkre irányulnak:
a vállalat és annak perspektívái a munkahely a támasztott követelmények a felettesek és a munkatársak személye a munkaszerződésben megkötendő feltételek (pl. szabadság, javadalmazás, juttatások) szociális juttatások (pl. kiküldetések, sportolási lehetőségek) továbbképzési lehetőségek előléptetései esélyek fizetés, anyagi juttatások egyéni helyzetből adódó nehézségek (pl. fizikai fogyatékosság).
A pályázókban gyakran felmerül a munkáért járó fizetés, bérezés kérdése. Az állásinterjún rendszerint szóba kerül a fizetés kérdése, amit jó arányérzékkel kell kezelni. Érdemes az interjú előtt kutatómunkát végezni, hogy a megpályázott pozícióban körülbelül milyen anyagi elismerésben részesülhet a munkavállaló. A fizetés témáját nem az interjú elején, hanem inkább egy későbbi szakaszában illik szóba hozni. Amennyiben a felkínált összeg megfelelőnek tűnik, érdemes elfogadni, amennyiben nem éri el az elvárt - ugyanakkor reális - összeget, érdemes 'kiállni magunkért'.
A leendő munkaadók akár meg is kérdezhetik a pályázó fizetéssel kapcsolatos elvárásait. A kérdésre előre fel kell készülni és egy elfogadható, a piaci viszonyoknak megfelelő összeget kell megnevezni. Ha túl magas fizetést kér a pályázó, azzal tájékozatlanságról és túl nagy önbizalomról árulkodik, azonban a túl alacsony összeg azt mutatja, hogy a pályázó alul értékeli önmagát és nincs tisztában az aktuális bérezési viszonyokkal.
A pályázó kérdéseinek megválaszolása jó alkalmat az interjú készítőjének arra, hogy a szervezetet bemutassa. A vállalat részéről az interjú készítője célirányos kérdéseket tesz fel, ami segíti a pályázó megismerését. Az interjú készítője
rövid kérdéseket tesz fel kerüli a szuggesztív kérdéseket a válaszokól adódó esetleges ellentmondásokat megvizsgálja kerüli a vizsgáztatási hangnemet stresszt kiváltó kérdéseket is feltesz, amennyiben a betöltendő állás is stresszhelyzettel járhat érdeklődést mutat a pályázó válaszai iránt.
Az interjút készítő részéről a következő kérdések hangozhatnak el például:
Milyen pozícióra törekszik? Milyen szakmai tapasztalatai vannak? Milyen továbbképzéseken vett részt? Milyen céljai vannak a vállalatnál a következő néhány évben? Milyen szakmai sikereket ért el eddig? Hogyan tudja kezelni a balsikereket? Milyen erősségei és milyen gyengeségei vannak? Mivel foglalkozik legszívesebben a szabadidejében?
A pályázónak az erősségeire és gyengeségeire vonatkozó kérdésre is érdemes alaposan felkészülni. Az erősségeknél figyelni kell arra, hogy a betöltendő munkakörhöz illeszkedő, ott is elvárt pozitív jellemvonásokat kell kiemelni. A túlzott magabiztosság és a túlzott szerénység sem célravezető. Meg kell találni azokat a képességeket, amelyek megléte segítheti a pozíció elnyerését. Az erősségekről ne általánosságban beszéljünk, hanem konkrét kompetenciákat fogalmazzunk meg. Például: szakirányú végzettség helyett nevezzük meg a tényleges végzettséget (OKJ logisztikai ügyintéző), erős nyelvtudás helyett érdemes például felsőfokú szakmai angol nyelvtudást említeni, jó kommunikációs készség helyett mondjuk inkább azt, hogy jól tudunk érvelni.
A gyengeségek megfelelő kommunikálása is segíthet a munkavállalás sikerességében. Mivel mindenkinek vannak kevésbé fejlett képességei, a gyengeségekre vonatkozó kérdésre mindenképpen említsünk olyan területeket, amelyekben tökéletesedni kell. Lehetőleg olyan gyengeségeket említsünk, amelyek akár pozitívumként is értelmezhető. Például: 'Maximalista vagyok.' 'Gyakran túlterhelem magam.'
A csoportos állásinterjú
Nagy vállalatok esetében jellemző módszer a munkaerő kiválasztásakor, hogy a csoportos megoldások is szerepet kapnak. A napjainkban elterjedt, úgynevezett assessment centerek (AC, (értékelő központok) értékelési technikák egész sorával tesztelik, hogy alkalmas-e a pályázó egy bizonyos munkára.
A tesztelés középpontjában a viselkedés, a képességek felmérése áll. A résztvevők, pályázók szerepjátékokat, csoportos szimulációs feladatokat oldanak meg. Segítségükkel következtetni lehet arra, hogy milyen magatartás várható el tőlük valós munkahelyi körülmények között. Nincsenek egymástól elkülönítve, lehetőségük van az együttműködésre. A kommunikációs készség erősen befolyásolja a sikerességüket, minthogy a feladatban a másokkal bánni tudás, a verbális kifejezőkészség, a tiszta és logikus gondolkodás, az egyénnek a csoportban elfoglalt helye játszik döntő szerepet. Ezért a módszer a kommunikációs készségek felmérésére is alkalmas. A jelölteket egy arra kijelölt szakmai csapat figyeli és pontozza, hogy minél objektívebb legyen az egyénekről kialakított kép. (Forrás: Borgulya Ágnes - Somogyvári Márta 2007. Kommunikáció az üzleti világban. Akadémiai Kiadó, Buadpest)
(Kép forrása: https://karrierplusz.jobline.hu/allaskeresok/20161103_Csoportos_interju_semmi_pamik_inkabb_besz)
A csoportos kiválasztáskor az alábbi típusfeladatokat kell a pályázóknak megoldaniuk:
rövid bemutatkozás: Ez egyéni feladat, ahol a pályázó szakmai érdeklődéséről, jövőképéről számol be a munkaadónak. Alapos felkészülést igényel, mivel a jól kommunikált célok, szakmai ismeretek alapozzák meg a kiválasztási folyamatban az egyén megítélését. csoportos vita: A pályázók csoportban, egyszerre keresnek megoldást egy adott feladatban felvetett problémára. Mivel 8-10 jelentkező verseng egymással a pozícióért, a kevésbé motivált, nem kommunikatív, az elképzeléseit nem hangoztató pályázók könnyen háttérbe szorulhatnak. Példa: Egy alapítványi támogatásból fejlesztéseket kell megvalósítani hat afrikai országban, azonban a támogatás összege csak négy projektre elegendő. A megadott táblázatban szereplő országok adatai, jellemzői alapján a csoportnak kell eldöntenie, hogy melyik projekt hol valósuljon meg. A végén a csoportnak közösen kell prezentálnia a döntés eredményét. rövid, spontán előadás: Egy adott, vagy választható témakörökről a pályázók rövid prezentációt tartanak a munkaadó szervezet képviselői előtt. A jó kommunikációs készség, a határozott fellépés lehet a sikeres előadás kulcsa. csoportos érvelési feladat: Két csoportban a pályázóknak egy megadott állítás mellett, illetve ellen kell meggyőző érveket felsorakoztatniuk. egyéni elbeszélgetés: A pályázó szakmai elképzeléseiről, szakmai múltjáról egyénenként lefolytatott beszélgetés.
(Forrás: http://www.karriertrening.hu/munkakereses/assessment-center-feladatok/)
Állásinterjú etikett
A pályázóknak már az interjú helyszínére érkezve tudatosítaniuk kell magukban, hogy minden megnyilvánulásuk befolyásolhatja a felvételük sikerességét. Ezért elengedhetetlen az udvarias, nyugodt viselkedés. Mindenképpen figyelni kell a következőkre:
az állásinterjúra pontosan kell érkezni, pár perccel korábban érdemes megjelenni, de elkésni egy percet sem szabad belépéskor a napszaknak megfelelően köszönni kell a jelenlévőknek a tegeződés nem megengedett akkor sem, ha az interjút készítő HR munkatárs fiatal (pl. 30 év alatti) határozott kézfogással kell üdvözölni egymást, miközben a partnerünk szemébe nézünk
a szemkontaktust az interjú során mindvégig tartani kell érthetően, világosan megfogalmazni álláspontunkat csak akkor foglalhatunk helyet, miután hellyel kínáltak egyenes háttal kell ülni az interjú során, a kezünket az asztalon vagy az ölünkben nyugtatva (tilos az ujjakkal dobolni, erősen gesztikulálni) tilos rágógumit rágni vagy dohányozni a mobiltelefon már az interjú előtt ki kell kapcsolni a kérdésekre egész mondatokkal illik válaszolni, nem szabad csak nonverbális jelekkel kommunikálni (például illetlenség fejbólintással, vállrángatással, kézmozdulatokkal, erős mimikával válaszolni) ne vágjunk az interjút készítő szavába, várjuk meg a kérdés vagy megjegyzés végét a provokatív kérdésekre nem szabad ingerülten válaszolni, mivel ezzel is a pályázó váratlan helyzetekben elvárható viselkedését tesztelik a jó megjelenés, megfelelő öltözet kiválasztása a munkaadó és a formális szituáció iránti tisztelet jele: a férfiaknak öltöny, a nőknek kosztüm viselése ajánlott alapvető elvárás a rendezett, ápolt hajviselet, ápolt kéz és körmök, tisztaság kerüljük az erős illatú dezodorok, parfümök használatát
(Kép forrása: www.stylemagazin.hu)

| Ellenőrző kérdések
1. Hány szereplője lehet egy állásinterjúnak?
| mindig négyszemközti
| mindig több résztvevős
| lehet négyszemközti, vagy több résztvevős
2. Jelölje meg, melyik állítás igaz!
| A fizetésről nem illik megkérdezni a munkáltatót az állásinterjún.
| A fizetésről lehetőleg az interjú későbbi szakaszában érdeklőjünk.
| A fizetésről lehetőleg tájékozódjunk az interjú elején.
3. Mikor kell megérkezni az állásinterjúra?
| fél órával korábban
| pontosan
| maximum öt perc késés megengedett
4. Mi az assessment centerek (AC) feladata?
| a munkavállaló alkalmasságának tesztelése
| a munkavállaló idegennyelv-tudásának tesztelése
| a pályázati anyagok központi begyűjtése
5. A leckében leírtak alapján melyik állítás igaz az állásinterjú készítőjére?
| ő lesz a pályázó felettese
| akár stresszkiváltó kérdéseket is feltesz
| mindig a szervezet egyik legtapasztaltabb tagja
6. Mi az állásinterjú célja?
| A vállalat széleskörű megismertetése a lakossággal.
| A legmotiváltabb, legrátermettebb munkavállalók kiválasztása.
| Piaci igények felmérése.

| A lecke elkészítéséhez felhasznált források:
Borgulya Ágnes - Somogyvári Márta 2007. Kommunikáció az üzleti világban. Akadémiai Kiadó, Buadpest
Hilltrop, J. M. - Udall, S 1995. The Essence of Negotiation. Prentice Hall, London, New York
Kránitz Éva 2017. Állásinterjú haladóknak - 150 állásinterjú kérdés & 250 mintaválasz. Coaching Partner Kft.
http://www.karriertrening.hu/munkakereses/assessment-center-feladatok/
https://karrierplusz.jobline.hu/allaskeresok/20161103_Csoportos_interju_semmi_pamik_inkabb_besz
www.stylemagazin.hu